De meeste merken behandelen registratie bij Kaufland als een formulier dat ingevuld moet worden. Het lijkt meer op een compliance-audit met een formulier eraan vast. Kaufland vraagt om bedrijfsdocumenten, belastingregistratiegegevens voor de beoogde verkoper en markt, en nationale milieuregistratienummers. Een deel daarvan wordt aan externe registers getoetst, niet op je woord aangenomen. Alles wat niet klopt blijft daar liggen, onopgelost, terwijl het merk ervan uitgaat dat iemand ernaar kijkt.
Er is geen gepubliceerde doorlooptijd voor de verificatie, dus "we wachten nog steeds" zegt je niets. Reken in de praktijk op weken in plaats van dagen. En een groot deel van dat wachten komt niet doordat Kaufland traag is. Het komt door een dossier dat nog geen controle kan doorstaan.
Wat Kaufland controleert
Eén registratie opent een account dat kan verkopen op storefronts in meerdere landen (Duitsland, Oostenrijk, Polen, Tsjechië, Slowakije en andere). Die breedte maakt het aantrekkelijk. Ze is ook de reden dat de toegangscontroles zwaarder zijn dan een aanmelding voor één land zou rechtvaardigen.
- Bedrijfsidentiteit en eigendom. Eenmanszaken, ingeschreven handelaren en vennootschappen worden allemaal geaccepteerd. De wettelijk vertegenwoordiger doorloopt een identiteitsverificatie, en je levert een handelsvergunning of uittreksel uit het handelsregister plus gegevens over aandeelhouders en uiteindelijk belanghebbenden. Dat laatste is Duitse antiwitwaswetgeving, geen voorkeur van Kaufland. Vage eigendomsgegevens worden niet doorgelaten.
- Belastingregistratie voor de verkoper en markt. EU-verkopers kunnen de toepasselijke lokale btw-registratie of OSS-route gebruiken. Niet-EU-verkopers moeten per markt voldoen aan de lokale belastingregistratie-eisen van Kaufland. Controleer of de ingediende gegevens overeenkomen met de juridische identiteit van de verkoper.
- EPR-nummers, vóór het listen. Dit is de lastigste controle om door te komen. Een Duits verpakkingsregisternummer (LUCID) moet bestaan voordat je op de Duitse storefront gaat listen, en het moet door de verkopende entiteit zelf geregistreerd zijn. Een fulfilmentdienstverlener kan dat niet voor je doen. Voor categorieën die eronder vallen, komen daar WEEE- en batterijregistraties bij, en Polen vraagt een BDO-nummer. Kaufland toetst WEEE-nummers aan het officiële register en verbergt aanbiedingen die de toets niet doorstaan.
- Duitstalige juridische teksten. Impressum, privacyverklaring, algemene voorwaarden en herroepingsvoorwaarden moeten er per storefront zijn, in de taal van die storefront. Ook klantenservice wordt in de lokale taal verwacht.
- Productdata en logistiek. Elke aanbieding heeft een geldige EAN/GTIN nodig. Verzendgroepen, een retouradres en alle magazijnen moeten worden opgegeven, ook magazijnen buiten de EU. Niet-opgegeven voorraadlocaties zijn een veelvoorkomende fout die niet opvalt.
Waarom aanvragen stilvallen
Eerst de problemen waarvoor de controles bedoeld zijn. Daarna wat wij in de praktijk zien:
- Ontbrekende of ongeldige EPR-registratie. Deze eis overvalt merken het vaakst, omdat niemand verwacht ervoor verantwoordelijk te zijn. Merken gaan ervan uit dat de marketplace of hun logistieke partner het regelt. Geen van beiden doet dat. Het register is nationaal, en het hoort bij wie de goederen op die markt brengt.
- Belastinggegevens die niet bij de verkooproute passen. Controleer de entiteitsnaam, actuele registraties en of lokale registratie of de toepasselijke OSS-route aan de eisen van de beoogde markt voldoet.
- Onvolledige bedrijfs- of UBO-documenten. Scans die deels ontbreken of verlopen zijn, of op een naam staan die niet overeenkomt met de aanvrager.
- Niet-opgegeven magazijnen. Vooral een locatie buiten de EU waarvan niemand dacht dat die meetelde.
- Ontbrekende GTIN's op een deel van de catalogus, wat aanbiedingen tegenhoudt in plaats van het account.
- Afwezige of geleende juridische teksten: gekopieerd van een andere winkel, of niet voor elke storefront aanwezig.
Naast de gedocumenteerde controles zien we aanvragen in de praktijk ook vastlopen op machinaal vertaalde productcontent en op gereguleerde categorieën die zonder onderbouwende documenten worden ingediend. Niet-EU-verkopers zonder EU-btw-registratie of een in de EU gevestigde gemachtigde voor productveiligheid blijven ook hangen. Hetzelfde geldt als de bankrekening niet op naam van het aanvragende bedrijf staat, of als het in de praktijk niet haalbaar is om de service in de lokale taal te bemensen.
Hoe je je voorbereidt zodat het in één keer lukt
Behandel de registratie als de laatste stap, niet de eerste. Controleer vóór je de aanvraag opent of de belastingregistratiegegevens bij de verkoper en de beoogde markt passen. Rond de EPR-registraties zelf af, voor elke storefront en elke categorie die eronder valt. Leg de registernummers, het uittreksel uit het handelsregister en de eigendomsgegevens op één plek klaar. Schrijf de juridische teksten per storefront, in de taal van die storefront. Loop de catalogus na op GTIN's. Geef elk magazijn eerlijk op, ook die in het buitenland. Twee verduidelijkingen schelen weken: jouw Amazon-opzet volstaat niet voor Kaufland, en Kaufland geeft je verpakkingsregisternummer niet uit. Dat doet het Duitse register, en daar registreer je je rechtstreeks.
De operatorroute
De andere weg is om helemaal geen account te openen. K6 is een Europese marketplace-operator: wij verkopen jouw producten via ons eigen Kaufland-account op commissiebasis, jij houdt het eigendom van het merk en de voorraad, en één Nederlandse partij betaalt je het netto bedrag uit. De verificatie, de Duitse juridische teksten, de service in de lokale taal en de EPR-registraties bestaan al voor onze entiteit, dus een catalogus kan live gaan zonder te wachten op een nieuwe bedrijfsbeoordeling.
De beperking: EPR-registraties horen bij de entiteit die de goederen op de markt brengt. De onze dekken onze verkopen. Ze gaan niet over naar een Kaufland-account dat je later op eigen naam opent. Is dat het plan, dan moet je die registraties alsnog zelf regelen. Wat de operatorroute je oplevert, is een snellere start op de markt en bewijs van vraag vóór die investering, geen permanente vrijstelling.
Dit is een praktische gids, geen juridisch of fiscaal advies. Eisen veranderen, en voor jouw categorie kunnen er eigen eisen bij komen. Overweeg je of het kanaal überhaupt de moeite waard is, lees dan Kaufland als tweede schap in Duitsland. Voor het Centraal-Europese plaatje lees je Allegro versus Kaufland in Polen. Voor een recht-voor-zijn-raap beeld van je eigen catalogus geeft de Brand Review je dat antwoord gratis, schriftelijk, binnen vijf werkdagen.